سياسة المعاملات المالية

الهدف

تهدف هذه السياسة إلى تقديم إرشادات واضحة حول إدارة وتسجيل والإبلاغ عن المعاملات المالية في جامعة الطموح العالي. تضمن هذه السياسة النزاهة المالية، الشفافية، والمساءلة في جميع الأنشطة المالية.

النطاق

تنطبق هذه السياسة على جميع المعاملات المالية التي تجريها جامعة الطموح العالي، بما في ذلك تلك التي يقوم بها الموظفون وأعضاء هيئة التدريس والطلاب نيابة عن الجامعة.

المبادئ

• الشفافية: يجب إجراء جميع المعاملات المالية بطريقة شفافة وتوثيقها بشكل صحيح. 

• المساءلة: الأفراد المشاركون في المعاملات المالية يجب أن يكونوا مسؤولين عن أفعالهم وضمان الامتثال لهذه السياسة. 

• النزاهة: يجب أن تتم المعاملات المالية بأمانة ونزاهة، مع الالتزام بأعلى المعايير الأخلاقية. 

• الامتثال: يجب أن تتوافق جميع الأنشطة المالية مع القوانين واللوائح والسياسات الجامعية ذات الصلة.

أنواع المعاملات المالية

• المعاملات المتعلقة بالإيرادات: تشمل الرسوم الدراسية، والمنح، والتبرعات، وغيرها من الدخل الذي تحصل عليه الجامعة. 

• المعاملات المتعلقة بالمصروفات: تشمل المدفوعات المتعلقة بالبضائع والخدمات، والرواتب، والمنح الدراسية، والمصروفات الأخرى التي تتكبدها الجامعة. 

• التحويلات: تشمل التحويلات الداخلية بين حسابات وصناديق الجامعة.

المسؤوليات

• قسم المالية: مسؤول عن الإشراف على جميع المعاملات المالية، والحفاظ على سجلات مالية دقيقة، وضمان الامتثال لهذه السياسة. 

• الموظفون وأعضاء هيئة التدريس: يجب عليهم اتباع الإجراءات الموضحة في هذه السياسة عند إجراء المعاملات المالية نيابة عن الجامعة. 

• الطلاب: يجب عليهم الالتزام بهذه السياسة عند الانخراط في الأنشطة المالية المتعلقة بالجامعة أو المنظمات الطلابية.

إجراءات المعاملات المالية 

1. التفويض: يجب أن تكون جميع المعاملات المالية مفوضة من قبل سلطة مناسبة داخل الجامعة. تختلف مستويات التفويض حسب طبيعة المعاملة ومبلغها. 

2. التوثيق: يجب أن تكون جميع المعاملات مدعومة بوثائق مناسبة مثل الفواتير والإيصالات والعقود وأوامر الشراء. 

3. التسجيل: يجب تسجيل المعاملات بدقة وفي الوقت المناسب في الأنظمة المالية للجامعة، بما في ذلك تفاصيل المعاملة والمبلغ والتاريخ والأطراف المعنية. 

4. الموافقة: يجب مراجعة المعاملات والموافقة عليها من قبل السلطة المختصة لضمان الدقة والامتثال لهذه السياسة. 

5.المطابقة: يجب إجراء مطابقة منتظمة للحسابات لضمان تسجيل جميع المعاملات بدقة، ومعالجة أي تناقضات على الفور

التقارير المالية

• التقارير الشهرية: سيقوم قسم المالية بإعداد وتوزيع تقارير مالية شهرية للإدارة الجامعية تتضمن الدخل والمصروفات وأرصدة الحسابات. 

• التقارير السنوية: سيتم إعداد تقرير مالي سنوي ومراجعته من قبل مدقق خارجي. سيتم تقديم التقرير للإدارة الجامعية وتوفيره لأصحاب المصلحة.

الضوابط الداخلية

•  فصل المهام: يجب فصل المهام المتعلقة بالمعاملات المالية لمنع الاحتيال والأخطاء. لا ينبغي أن يكون لشخص واحد سيطرة كاملة على جميع جوانب أي معاملة مالية كبيرة. 

• التدقيق: سيتم إجراء عمليات تدقيق داخلية منتظمة لتقييم الامتثال لهذه السياسة وفعالية الضوابط الداخلية. سيتم تقديم النتائج للإدارة الجامعية للمراجعة واتخاذ الإجراءات.

التعامل مع النقد والشيكات

• التعامل مع النقد: يجب تقليل المعاملات النقدية إلى الحد الأدنى. عندما يكون التعامل مع النقد ضروريًا، يجب أن يتم بطريقة آمنة مع التوثيق والتفويض المناسبين. 

• التعامل مع الشيكات: يجب إيداع الشيكات التي تتلقاها الجامعة على الفور في الحساب المناسب. يجب تأييد الشيكات باسم الجامعة وكتابة "للإيداع فقط" فور استلامها.

الامتثال والانتهاكات

• الامتثال: يجب على جميع أفراد مجتمع الجامعة الامتثال لهذه السياسة. سيتم توفير التدريب والموارد لضمان الفهم والالتزام. 

• الانتهاكات: قد يؤدي أي انتهاك لهذه السياسة إلى اتخاذ إجراءات تأديبية تصل إلى إنهاء التوظيف أو التسجيل. سيتم التحقيق في أي شكوك بالاحتيال أو سوء التصرف المالي وإبلاغ السلطات المعنية.

مراجعة السياسة

ستتم مراجعة هذه السياسة بانتظام لضمان بقائها محدثة وفعالة. سيتم إبلاغ مجتمع الجامعة بأي تغييرات ونشرها على موقع الجامعة.

معلومات الاتصال

لأي استفسارات تتعلق بالمعاملات المالية، يرجى الاتصال بقسم المالية على: 

البريد الإلكتروني: info@uha.edu.eu